Background check é a checagem ou verificação de antecedentes para validar informações sobre pessoas ou empresas que estão prestes a se tornar um parceiro comercial, cliente, colaborador ou sócio de um negócio.
Esta verificação prévia é de extrema importância para se manter em compliance e mitigar potenciais riscos jurídicos, financeiros e institucionais que podem afetar a empresa que está à frente da negociação/contratação.
Vale lembrar que, em um mercado altamente competitivo e tecnológico, a tomada de decisões tem se tornado cada vez mais embasada na análise de dados automatizada e inteligente.
Isso porque é preciso pesquisar e analisar uma quantidade imensa de informações, vindas de diferentes fontes. Se feito de forma manual, o background check pode ser um processo demorado e moroso para a empresa, além de não oferecer a precisão e segurança necessárias neste tipo de checagem.
Assim, para que a verificação de antecedentes seja feita com eficiência e correção, é preciso que a empresa conte com ferramentas digitais apropriadas para esta tarefa.
Estas soluções é que vão coletar e compreender as informações pertinentes a este processo, ampliando a capacidade de a empresa manter-se em conformidade com as regulamentações e com a legislação que regem o setor em que atua.
O que é background check?
Background check é uma nomenclatura em inglês e pode ser traduzida como checagem ou verificação de antecedentes. Como o nome sugere e conforme falamos acima, é um processo que tem como finalidade encontrar e validar informações sobre pessoas ou empresas que irão se relacionar com a sua organização.
Assim, o background check pode ser utilizado, por exemplo, na seleção de candidatos para uma vaga de trabalho, na diligência de fornecedores, parceiros e sócios ou até mesmo no processo de onboarding de clientes.
Para que a empresa tenha essas informações em mãos, são avaliados quaisquer vestígios de ocorrências, irregularidades ou pendências que possam indicar possíveis problemas de natureza financeira, jurídica, comercial ou criminal.
Isso passa, por exemplo, pela consulta de documentos e outras informações em bancos de dados (como CPF, CNPJ, CNH, antecedentes criminais, entre outros), nas redes sociais, junto a referências em outras empresas etc.
A validação dessas informações, quando feita dentro da própria empresa, envolve diversas áreas, como Recursos Humanos e os setores Financeiro e Jurídico.
Qual a importância do background check?
A verificação de antecedentes coleta informações sobre indivíduo ou empresa com uma série de objetivos, como:
1. Segurança comercial: ajuda a evitar fraudes e irregularidades que possam prejudicar o negócio.
2. Gerenciamento de risco: identificar potenciais riscos legais e financeiros, protegendo a empresa de ameaças futuras.
3. Verificação de Integridade: Avaliar histórico de integridade para evitar associação a pessoas ou empresas com má reputação.
4. Redução de Riscos de Contratação: aumentar as chances de contratar profissionais qualificados e confiáveis.
5. Adequação à regulamentação: cumprir exigências legais e normas de compliance, demonstrando compromisso com a ética nos negócios.
6. Tomada de Decisões: basear decisões em informações concretas.
Por que fazer verificação de antecedentes?
As empresas que não fazem a verificação de antecedentes e não validam as informações passadas por colaboradores, parceiros e/ou clientes estão expostas a muitos riscos.
Sem um processo adequado de background check no Brasil, a organização está mais propensa a sofrer tentativas de golpes, fraudes, roubos e até crimes cibernéticos que podem afetar toda sua cadeia de operações.
Além disso, por conta da ligação com as práticas de compliance, a empresa pode acabar perdendo oportunidades de negócios e sofrer penalidades por não estar em conformidade com as leis, normas e regulamentações que regem sua atuação.
A adoção da prática de background check também ajuda a oferecer uma melhor experiência do cliente.
Isso porque a verificação de antecedentes simplifica o processo de onboarding e permite à empresa se prevenir de riscos e aprovar com mais rapidez os clientes que não tenham pendências potencialmente danosas.
Background check e compliance
Para estar em conformidade com as leis e regulamentações, a adoção de um processo de background check é fundamental para reduzir riscos e evitar que a empresa entre em contato com possíveis situações prejudiciais à sua operação.
O processo de background check é aliado do compliance e está intimamente relacionado a práticas como Due Diligence, Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD), Know Your Customer (KYC), Know Your Employee (KYE), Know Your Partner (KYP) e também às políticas de compliance de cada empresa.
Tipos de background check
Existem muitas maneiras de aplicar o background check. Tudo vai depender do que se pretende descobrir e quais informações a serem analisadas são relevantes para a empresa.
Destacamos os principais tipos de checagem:
• De contratação;
• de crédito;
• de identidade;
• de integridade;
• de redes sociais;
• criminal; e
• financeiro.
3 passos fundamentais para fazer background check
Como vimos, o processo de background check vai depender do segmento em que atua a empresa e qual sua finalidade. Porém, existem alguns passos fundamentais para quem deseja saber como fazer uma verificação de antecedentes. São eles:
1 – Compliance : É preciso identificar as regulamentações as quais a empresa está sujeita e quais os tipos de checagem para que tudo seja feito em conformidade com a legislação. Isso dará uma noção mais precisa de quais informações precisam ser validadas e se será necessário fazer um procedimento mais simples ou complexo.
2 – Fontes de informação: Em seguida, é necessário identificar as fontes mais adequadas para a validação das informações necessárias para cumprir com as normas de compliance observadas no tópico anterior. A busca pode ser feita de forma rápida diretamente na internet ou de maneira mais completa e complexa, com consulta a bancos de dados de instituições e órgãos reguladores.
3 – Dados: Deve-se definir quais informações serão requisitadas ao usuário (cliente, candidato, fornecedor, parceiro etc.) para que a empresa possa validar as informações que considere relevantes. É importante mapear apenas os dados realmente necessários para o processo e sempre solicitar o consentimento da parte envolvida.
Background check de pessoa física
O background check de pessoa física é normalmente utilizado por empresas que iniciam processos seletivos para novos colaboradores, sobretudo para cargos estratégicos.
Informações necessárias
É importante levantar informações a partir do CPF da pessoa, bem como de seus históricos profissional e acadêmico. Mas não é só isso: pode ser necessário fazer a verificação de passivos judiciais, antecedentes criminais, certidões e também das redes sociais.
Onde encontrar as informações
No Brasil, muitas fontes de informações públicas não são integradas. Com isso, é importante identificar a região em que vive e atua a pessoa que deve ter seus antecedentes checados. Isso pode ser levantado, por exemplo, nos perfis nas redes sociais, junto a tribunais de justiça ou em órgãos como SPC e Serasa.
Background check de pessoa jurídica
O background check de pessoa jurídica pode ser feito nos casos de contratação de profissionais PJ, na seleção de fornecedores, na análise de parceiros e em muitos outros casos.
O objetivo é fazer com que a empresa conheça bem com quem está fazendo negócios, uma vez que as relações com essa pessoa jurídica podem impactar diretamente nos seus resultados.
Informações necessárias
Para definir as informações que devem ser analisadas, é importante determinar o caráter da relação que se dará com essa pessoa jurídica: é um possível fornecedor? É uma parceria?
Essa definição deve acontecer para que haja um direcionamento mais preciso no levantamento das informações. No caso da seleção de um fornecedor, por exemplo, dados como a saúde financeira e histórico no mercado são fundamentais. Já no caso de parcerias, o processo exige ainda mais aprofundamento para reduzir riscos.
É necessário avaliar aspectos como a situação fiscal, a capacidade produtiva, a estrutura societária, o histórico de sócios atuais e antigos, a situação de possíveis filiais, a situação junto aos órgãos competentes, pedidos de falência etc.
Onde encontrar as informações
No caso de pessoas jurídicas, as informações podem ser encontradas em inúmeras fontes, a depender da sua natureza. Órgãos como Receita Federal, Banco Central, Anvisa, Serasa e outras instituições podem ser consultados.
Ferramentas para fazer verificação de antecedentes
O processo de background check pode consumir muito tempo – e dinheiro –, além de demandar a mobilização de muitas pessoas dentro da organização.
Sendo assim, para fazer com que tudo ocorra de maneira mais ágil e dinâmica, o uso da tecnologia é fundamental, permitindo às empresas automatizar etapas e fazer a validação praticamente automática das informações – e isso é fundamental para a escalabilidade do negócio.
Outra preocupação é conseguir fazer o background check sem gerar fricções com o usuário, especialmente se forem clientes.
Nesse sentido, a saída também é o uso de ferramentas digitais que combinam tecnologias como Inteligência Artificial, Machine Learning e Big Data Analytics. Com elas, é possível cruzar grandes volumes de dados de maneira ágil, eficiente e em tempo real.
Isso exclui a necessidade de avaliação e consulta manual e individual, fornecendo à empresa mais tempo para focar em outras demandas. Mas quais ferramentas podem ser usadas para automatizar o processo de background check?
Hoje já existem inúmeras soluções que as empresas podem buscar. São plataformas que permitem a consulta de dados e a validação cadastral, podendo ser utilizadas em áreas como compliance, compras, recursos humanos e gestão de clientes.
Tudo de acordo com regras definidas pela empresa contratante e em conformidade com a legislação e as normas do setor em que atua.]
Como avaliar os resultados do background check?
A avaliação dos resultados do background check é etapa primordial para o processo de tomada de decisões na empresa. Essa avaliação vai levar em conta as informações disponibilizadas pelo usuário e concluir se há algum elemento que represente algum risco para os negócios.
Muitas empresas trabalham com a criação de scores, elencando os dados coletados de forma a conduzir a avaliação. Para isso são considerados aspectos como histórico do usuário, região em que está localizado, movimentações financeiras, entre outras.
Na etapa de avaliação, a tecnologia aparece novamente como grande aliada, possibilitando a validação dos dados de forma mais rápida e decisões estratégicas mais acertadas.
Por fim, para ma tomada de decisões mais embasada e para estar alinhada à política de compliance, é fundamental que as organizações conduzam processos de background check.
Seja para admitir novos colaboradores, selecionar novos fornecedores e parceiros ou realizar a gestão de novos clientes, a verificação de antecedentes é uma prática imprescindível para reduzir riscos e proteger os negócios da empresa.
Hoje, ferramentas como Big Data, IA e Machine Learning permitem que o levantamento de dados e a análise das informações coletadas sejam feitos de maneira muito mais ágil e segura.
Isso traz benefícios não apenas para o processo decisório da empresa, como também possibilita que ela destine seus esforços e recursos para áreas mais estratégicas.
